10 dicas de como montar um cronograma para a produção de um evento

Todo tipo de evento precisa de um cronograma criado com a função de facilitar a realização de todas as atividades programadas. Ao criar um cronograma organizado, é possível evitar falhas. Por isso, vamos começar o ano com 10 dicas de como montar um cronograma para a produção de um evento.

A seguir, veja as principais dicas para você que tem o intuito de desenvolver um cronograma para melhorar a produção de um evento. Lembre que todas as dicas podem ser adaptadas de acordo com o tipo de evento produzido.

1. Análise do público-alvo

Antes de qualquer medida, você deve efetuar uma análise detalhada do público-alvo de cada evento. Assim, ficará mais fácil identificar suas metas e as maneiras pelas quais você conseguirá alcançar esses objetivos. A identificação das características dos frequentadores em potencial serve para que você trace um perfil do seu público, a fim de guiar seu cronograma com base em tal perfil, pois não adianta nada elaborar um cronograma que não satisfaça a sua demanda;

2. Lista de tudo que deve ser feito

Em geral, um evento acontece em várias etapas. Shows, por exemplo, contam com apresentações de abertura antes da atração principal. Já um congresso conta com diversos dias de palestras variadas, as quais são intercaladas com intervalos, oficinas e assim por diante. Pensando nessa diversidade de atividades, é fundamental criar uma lista de tudo que deve ser feito para que o evento em questão ocorra conforme você deseja. Nessa lista, recomenda-se que as atrações mais importantes sejam deixadas para o final. Da mesma forma que uma refeição tem aperitivos antes do prato principal, um evento precisa de uma espécie de introdução para aumentar a expectativa dos frequentadores;

3. Linha do tempo

Uma ótima maneira de criar um cronograma é definir uma linha do tempo, com a finalidade de simplificar a determinação de cada ação durante o evento. Além de contribuir para que o evento flua com eficácia, a linha do tempo pode ser útil para você se organizar antes e após o evento, desde que você considere uma margem de tempo plausível para os horários de todas as atividades previstas;

4. Organização de acordo com as localidades

Dependendo da distância entre um ambiente e outro, é essencial programar determinadas atrações de um evento levando em conta a proximidade das localidades e o deslocamento entre elas. Desse modo, seu cronograma precisa considerar o tempo necessário para que alguém que vai se apresentar em um local consiga ir até outro lugar, sem que a programação seja alterada;

5. Checagem da disponibilidade dos convidados

Palestrantes, cantores e outros convidados do evento produzido por você devem fazer parte do cronograma. Logo, verifique a disponibilidade de cada um deles, certificando-se de que os horários de chegada e saída não entrarão em conflito com os horários referentes à participação deles no evento;

6. Atividades paralelas

Caso o seu evento tenha atividades acontecendo paralelamente em locais distintos, você precisa de ainda mais atenção ao elaborar o cronograma, visto que erros na escolha de fatores como horários podem comprometer o andamento do evento. Se possível, evite deixar que atividades cujos temas sejam similares ocorram simultaneamente, pois isso tende a limitar as opções dos frequentadores, principalmente quando eles não têm vontade de ver algo e exigem uma alternativa durante um período;

7. Fornecimento de ingressos e outras formas de entrada

Outro aspecto que deve ser cogitado é a disponibilização das diversas formas de entrada, desde ingressos até convites. Por conta disso, desenvolva um cronograma que inclua datas e até horários para o acesso às entradas. No caso de ingressos, esse fator é muito importante, uma vez que os participantes do evento precisam saber até quando poderão adquirir os ingressos, especialmente se houver um limite;

8. Planilha com o andamento das ações pré-evento

O período anterior ao evento requer tanto trabalho quanto as horas em que o evento ocorrerá. Portanto, monte um cronograma de modo organizado, colocando dados em uma planilha com o andamento das ações pré-evento. Assim sendo, você terá condições de perceber o que deve ser priorizado para diminuir o risco de atrasos, entre outros problemas potenciais;

9. Segmentação das metas

Como existe uma grande variedade de objetivos que devem ser colocados em prática, você necessita segmentar as metas, ou seja, separá-las em grupos temáticos. Isso significa que ações ligadas à captação de recursos devem estar em um grupo diferente do grupo relacionado à limpeza dos locais durante o evento, por exemplo;

10. Finalização sem deixar passar nenhum detalhe

Outra etapa do evento que exige bastante cuidado na hora da montagem do cronograma é a finalização. Lembre-se de que o fim de um evento é crucial para que os frequentadores fiquem com uma impressão positiva. Depois de despertar o interesse no início e manter esse interesse até o fim, você não pode colocar tudo a perder devido à desorganização durante os momentos finais do evento. Por isso, seu cronograma não deve deixar passar nenhum detalhe, pois qualquer fator pode ser decisivo para que o nível de satisfação dos participantes seja alterado.

Depois de aplicar as 10 dicas para montar um cronograma para a produção de um evento, não se esqueça de voltar ao nosso portal e deixar seu comentário a respeito dos benefícios proporcionados por essas dicas. Além disso, aconselhamos você a procura profissionais de referência para coordenar seu evento.